Bokföring, som är en del av ett företags redovisning, härstammar från uttrycket att “föra bok” över ens verksamhet och användes för att få en form av sammanställning över verksamhetens ekonomiska situation. Man har hittat lertavlor och dokument med förteckningar över transaktioner som daterats till cirka 2000 år före Kristus i dåvarande  Babylonien. Ursprunget av dessa historiska fynd är inte helt klarlagda, men det finns starka indikationer på att man fört bok över transaktioner i tusentals år.

När bokföringen började användas i Europa påskyndade den det matematiska systemen och gjorde så att Europa började använda arabiska siffror istället för de romerska siffrorna man tidigare använt. De romerska siffrorna ansågs vara svåra att tyda samt att de tog väldigt mycket plats på de pergamentrullar och lertavlor som användes för att föra bok. Och både statsmän och handelsmän insåg vikten av att kunna kontrollera transaktionerna för att lägga sig på rätt prisnivå och för att betala rätt skatt.

Dubbel bokföring – redan på mitten av 1400-talet

Det som har påverkat vad redovisning är idag mest är ändå när man började använda dubbel bokföring redan på mitten av 1400-talet i Italien – vilket man använder sig av än idag som en del av ett företags ekonomiska redovisning. År 1494 gav Luca Pacioli ut en bok som beskrev hur handelsmän genom debiteringar, krediteringar, konton och journaler redovisade sina affärsverksamheter. Boken heter “Summa de arithmetica, geometrica, proportioni et proportionalita” och principen för dagens bokföring är i princip densamma som för över 500 år sedan.

Den dubbla bokföringsprincipen kom till Sverige från Italien på 1620-talet av en holländare som heter Abraham Cabiljau. Han var en köpman från Holland som gjorde mycket handel med Sverige tills han flyttade till Göteborg och tjänstgjorde där som borgmästare under många år. 1624 flyttade han till Stockholm och fick då tjänsten som generalbokhållare och det var under denna titel som han införde den dubbla bokföringen inom de svenska förvaltningens administration. 

Fördelar med gemensamt bokföringssystem

Han såg tidigt fördelarna med ett gemensamt bokföringssystem med de länder som Sverige idkade handel med. Det underlättade väsentligt för köpmän från olika länder att lätt jämföra de olika varor och tjänster de handlade med och att det blev lätt att förstå transaktionerna – detta kan nästan jämföras med att tala samma språk. Även prissättning och betalning samt beräkning av skatter blev lättare och smidigare med det gemensamma systemet.

Vi har idag kommit långt ifrån användandet av lertavlor och pergamentrullar vid bokföring och redovisning – och de mesta sköts nu helt via datorer och, så långt som möjligt även digitalt. Det finns många olika program för redovisning och bokföring på marknaden som underlättar för gemene man att sköta det själv. Man ska dock iaktta försiktighet för det yttersta ansvaret för att allt är korrekt registrerat vilar alltid på företagets ägare eller styrelse. Därför är det vanligt att man lejer bort redovisningen till en auktoriserad redovisningskonsult. 

Styrt av bokföringslagen

Man skiljer på intern och extern bokföring inom ett företag – där den interna hålls inom företaget och påvisar hur man ligger till ekonomiskt. Då bokföring sker löpande får man en djupgående bild hur ekonomin ser ut i realtid vilket är bra för beslutsfattarna inom företaget. Detta gäller endast om allt sköts löpande och korrekt. 

Den externa redovisningen består av bokföring och årsredovisning och regleras av bokföringslagen. Det är viktigt att känna till de lagar och regler som gäller just för svensk redovisning, men även de bestämmelser som finns vid import eller export av varor och tjänster över gränserna. Det kan vara en djungel av regler och rekommendationer att hålla reda på – vilket för många företag också är en av anledningarna att leja bort all redovisning till kompetenta, auktoriserade och uppdaterade redovisningskonsulter och revisorer.

Vem gör vad?

En redovisningskonsult sköter alltid den löpande bokföringen och det enda man som företagare behöver göra är att se till att alla underlag kommer konsulten tillhanda så denne kan registrera alla kvitton, löpande kostnader och intäkter. Även avskrivningar och periodiseringar ingår i den löpande bokföringen. Redovisningskonsulten förbereder även alla papper och transaktioner inför bokslutet – vilket i sig kräver mycket kunskap för att säkerställa att allt blir rätt.

Redovisningskonsulten gör också själva bokslutet, som kan ses som en årlig avstämning för att se hur företaget ligger till. Allt detta ligger till grund för årsredovisningen – som det är lag på att registrera för större företag på Bolagsverket. Innan detta sker bör man anlita en revisor som kontrollerar att alla konton, siffror och slutsummor stämmer och är korrekta. Årsredovisningen är viktig för många olika aktörer och inte bara för ägare eller styrelse. Det kan vara av stor betydelse för olika intressenter såsom aktieägare eller investerare.

Yttersta ansvaret

Det är viktigt att den eller de personer som tar hand om både löpande bokföring och redovisning med alla dess delar vet vad de gör och att de följer lagar och regler samt är uppdaterade ifall nya bestämmelser träder i kraft.

Det är nämligen ägaren, ägarna eller styrelsen som är ytterst ansvariga för att allt stämmer, är korrekt registrerat och att det sker löpande så att siffrorna alltid är i realtid.